Enquête DSME

Le Contexte

Réalisée du 29 avril au 29 juin 2020, notre petite enquête n’avait qu’une prétention : faire un rapide tour d’horizon sur la façon dont vous, Chers Clients, Chères Entreprises, envisagez vos futures réunions professionnelles afin d’identifier vos besoins.

Nous remercions l’Agence de Développement Touristique Eure Tourisme, via son Pôle Accompagnement et Développement de l’offre mise en marché et tourisme d’affaires, d’avoir eu la gentillesse de relayer ce mini sondage auprès de son propre fichier corporate englobant l’Eure, le reste de la région Normandie et une partie de l’Ile de France.

La Méthode

Nous vous avons volontairement séparés en deux groupes : les « grands comptes » et les TPME, via deux vagues de diffusion. Bien que vos problématiques soient identiques – promotion de produits et services, fidélisation des clients et collaborateurs, augmentation de la notoriété – vos fonctionnements et moyens ne sont pas les mêmes. Vos contraintes non plus, surtout à l’heure de la relance. Il nous semblait important d’en tenir compte.

Les Résultats

Nous le savons, la digitalisation s’est accélérée en raison de la pandémie et s’installe définitivement dans votre fonctionnement : solutions cloud, partage des documents, conférences vidéo, sécurité de l’information, etc.., font maintenant partie de votre quotidien. L’organisation des réunions ne fait pas exception.

 

À notre question sur l’évolution de vos formats de réunions, la part des événements 100% traditionnels régresse au profit des réunions 100% digitales. Vos intentions montrent une progression d’environ 20 points pour ces dernières et ce, quelle que soit la taille de votre entreprise.

Entreprises "Grands Comptes"

Présent

Futur

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Diagramme_Evo-Format-reunion-EGC_Present

TPME

Présent

Futur

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Diagramme_Evo-Format-reunion-TPME_Presen

Notre perception :

Webinars, live streaming, conférences en ligne, plateforme collaborative, sont désormais des outils incontournables de la communication événementielle. Le présentiel reste cependant une valeur forte où les relations humaines et les rencontres en « face à face » demeurent les deux piliers fondamentaux des événements. Cependant, la distanciation sociale va fortement imprégner notre mode de vie. Il devient certain que les évènements hybrides réunissant un nombre restreint d’invités dans un lieu physique et un plus large public en ligne vont se développer.

DSME accompagne ses clients dans cette nouvelle tendance en proposant des solutions digitales associées aux mises en place traditionnelles.

À notre question « quels sont, à votre avis, les événements/réunions qui deviendront systématiquement mixtes », nous retrouvons d’abord les réunions de Boards/Comités de Direction, puis les séminaires internes et les Conférences/Symposiums. Là encore, quels que soient votre secteur d’activité et votre taille, la tendance est la même.

Entreprises "Grands Comptes"

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TPME

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Par contre, les réponses à notre question sur le nombre maximal de participants à réunir en présentiel (en dehors des contraintes actuelles) varient bien évidemment selon que vous êtes une entreprise « Grands Comptes » ou TPME : vos propositions vont de 50 à 800 personnes pour les premières et de 20 à 500 personnes pour les secondes. L’éventail reste donc assez large. Pour vous tous cependant se dégage une tendance récurrente à vous limiter à une jauge maximale variant, selon la grandeur de votre entreprise, de 100 à 300 personnes présentes au même moment dans un même lieu.

Notre perception :

Ces nombres confirment une tendance déjà amorcée depuis quelques années pour les réunions professionnelles. Celles-ci s’adressent de plus en plus à un public ciblé, qualifié, donc plus restreint mais plus concerné.

DSME s’est volontairement spécialisée depuis de nombreuses années sur les événements à taille humaine, voire sur des « micro-réunions » sur lesquelles elle peut apporter toute son expertise dans l’accompagnement de ses clients, permettant un ROI plus important.

Concernant la question sur l’organisation de ces mêmes réunions, vous êtes 67% parmi les TPME à les gérer par vous-mêmes tandis que vous n’êtes que 20% des entreprises « Grands Comptes » à le faire directement en interne.

Entreprises "Grands Comptes"

TPME

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Notre perception :

Les réunions en petit comité sont presque systématiquement organisées en interne parce que cela semble plus simple et plus économique. C’est pour cette raison que DSME a mis en place une « Conciergerie MICE » afin de faciliter la conception ou le déroulement de vos événements réalisés en interne en apportant une aide ciblée grâce à un support humain, réel, dans une approche côte à côte et non face à face.

Quel que soit votre mode d’organisation, la question du choix du lieu reste en adéquation avec les nouvelles jauges que vous envisagez, elles-mêmes en rapport avec la dimension de votre entreprise.

Ainsi, pour vous, entreprises « Grands Comptes », les centres de conférence gardent la primeur, suivis de près par les salles dans les hôtels. Cependant, la part des meetings organisés dans vos locaux d’entreprise prend la troisième place sur le podium.

Entreprises "Grands Comptes"

Classement par ordre de préférences

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Pour vous, TPME, ce choix des locaux d’entreprise arrive en deuxième position.

Notre perception :

Outre la sécurité sanitaire, ce choix d’utiliser vos locaux est également, à l’heure de la relance, d’ordre économique d’autant que, nous l’avons vu, les nouvelles technologies sont passées par là, permettant de communiquer librement, au moment voulu. Ces dernières invitent à compresser encore plus les formats de réunions dont la durée se réduit le plus souvent à 1 journée voire moins.

Depuis plusieurs années, DSME organise régulièrement pour ses clients des réunions en soirée, basées sur 2 heures de table ronde suivies d’un cocktail dînatoire pour prolonger la discussion ou des petits déjeuners de présentation se déroulant en module de 90 minutes.

TPME

Classement par ordre de préférences

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Par ailleurs, pour vous TPME, les lieux atypiques arrivent en tête dès que l’événement est programmé hors de votre entreprise. L’insolite et l’originalité sont pour vous des critères importants de sélection contrairement aux grandes entreprises qui ne les citent pas immédiatement, même si elles n’y sont pas complètement insensibles. Cela s’explique par le fait que la plupart de ces salles ont des capacités relativement petites.

Notre perception :

Actuellement, aller hors des locaux doit encore plus casser les habitudes, encore plus étonner et surprendre.

C’est par le partage d’émotions que se créent le plus facilement les cohésions d’équipes mais aussi que se mémorisent le mieux les messages, mêmes les plus sérieux.

Les lieux ne sont cependant pas les seuls vecteurs d’émotions. DSME accompagne ses clients dans la mise en place de concept créatif en accord avec leurs stratégies marketing et commerciale. Scénographie, story-telling, contenus, animations, environnement phygital, univers graphique… autant d’outils utilisés pour mettre en avant votre marque, créer du lien et de la proximité avec vos clients ou vos salariés et ce, quelle que soit la taille de votre entreprise.

Enfin, sur la question des destinations à choisir, les retours sont les mêmes quelle que soit la grandeur de votre société. Dans l’hypothèse de déplacements, c’est la France qui est plébiscitée, avec des distances n’excédant pas 500 kms autour de votre société. Les moyens et longs courriers ne sont cités que pour des événements internationaux, type salons ou congrès.

Quelles sont les destinations que vous allez privilégier ?

Classement par ordre de préférences

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Notre perception :

C’est d’abord la région où se situe votre entreprise qui est privilégiée avec un rayon de moins de 500 km. Là encore, c’est la confirmation d’une tendance qui s’est amorcée ces dernières années pour les déplacements : réduction des distances, donc gain de temps, économie budgétaire, intégration des normes RSE... Cependant, malgré les circonstances actuelles, le terme de proximité doit prendre tout son sens, intégrant à la fois les notions géographique mais aussi humaine.

Proche de ses partenaires, notre agence l’est aussi des acteurs de la filière tourisme qui est complémentaire de la nôtre, l’événementiel. Cela nous permet d’enrichir nos prestations et de proposer à nos clients des services véritablement ancrés dans vos territoires. Bien qu’organisant des événements dans toute l’Europe, DSME a une expertise particulière sur la France avec des relais dans plusieurs régions dont la Nouvelle Aquitaine, Auvergne Rhône-Alpes, Paris-Ile-de-France et la Normandie.

Conclusion

La crise que nous venons de vivre va modifier en profondeur la mise en place des événements en intégrant des normes sanitaires à celles déjà existantes en juridique, sécurité et environnement. Si les rapports humains sont encore et toujours au cœur de l’événementiel, ce sont nos contacts qui actuellement nous posent problème.

La distanciation physique qui s’invite désormais dans les événements fait écho à la proximité géographique qui devient une priorité. La première va s’exprimer dans l’agencement des banques d’accueil et le réaménagement des espaces dont les capacités vont se réduire, limitant de fait la dimension des groupes. La seconde confirme la tendance de rester dans sa région en réduisant les temps de transport mais surtout en évoluant en territoire connu, mieux maîtrisé, donc rassurant.

Les événements vont intégrer les nouveaux réflexes via des formats adaptés, plus courts, plus personnalisés, plus participatifs, plus récurrents aussi, avec un public moins nombreux mais néanmoins toujours présents.

L’utilisation du digital apporte des solutions aux nouvelles règles qui s’imposent avec la dématérialisation des documents et les relations à distance. Paradoxalement, il permet un rapprochement tangible entre les personnes grâce à des solutions innovantes, immersives et interactives. Désormais, la valorisation de contenus et le partage d’expériences réunissent les participants non seulement pendant, mais aussi avant et après l’événement. Les liens sont plus forts ;  Les relations encore plus privilégiées.

DSME est fière de pouvoir vous accompagner dans ces nouveaux challenges par son expertise des petites réunions, son ancrage dans les territoires et les services de sa conciergerie Mice.

Cette enquête a été réalisée du 29 avril au 29 juin 2020 en deux vagues auprès d’un panel constitué de grandes puis de petites entreprises représentant un total de 420 sociétés sollicitées, localisées essentiellement en Normandie et Paris-Ile de France.